Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z usług oferowanych przez serwis internetowy rental.okopowa.waw.pl (dalej: Serwis) i serwisy rezerwacyjne firm trzecich takie jak booking.com, airbnb.com, expedia.com.
Część I. Administrator Danych
1. Administratorem danych osobowych zawartych w Serwisie jest firma T24 COMPETENCE CENTRE SP Z O.O., ul. Okopowa 56/33, 01-042 Warszawa, NIP: 5272794620, email: [email protected], telefon: +48 22 100 53 61 (dalej: Administrator).
2. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszelkich sprawach związanych z RODO prosimy o kontakt bezpośredni na powyższe dane.
Część II. Odbiorcy, Profilowanie i Bezpieczeństwo
1. Odbiorcy Danych (Podmioty przetwarzające):
Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, które przetwarzają je na nasze zlecenie na podstawie umów powierzenia:
· Dostawcy usług IT i hostingu: obsługa serwerów, poczty e-mail
· Obsługa księgowa: podmioty świadczące usługi rachunkowo-księgowe (faktury)
· Obsługa prawna: podmioty świadczące usługi prawne
· Dostawcy analityki i marketingu:
o Google LLC,
o Meta Platforms Ireland Ltd.
· Operatorzy systemów PMS / rezerwacji: Hotres Sp. z o.o.. KRS 0000947675, NIP 6112816201
· Operatorzy kanałów sprzedaży:
o Booking.com Sp. z o.o., KRS 0000288695, NIP: 5252398341 i inne podmioty macierzyste / powiązane z tą spółką (Booking.com Holdings),
o Airbnb Inc., 888 Brannan St., San Francisco, CA 94103, USA i inne podmioty powiązane z tą spółką (AirBNB Group),
o Expedia Poland Sp. z o.o., KRS 0000296519, NIP: 1070009685 i inne podmioty macierzyste / powiązane z tą spółką (Expedia Group),
· Operatorzy płatności: banki i bramki płatnicze (np. mElements spółka akcyjna / usługi płatnicze pod marką „Paynow”)
· innym Administratorom danych osobowych, przetwarzającym dane we własnym imieniu, tj.:
o podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
o podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (np. banki),
o podmiotom współpracującym z nami przy realizacji projektów i zamówień indywidualnych oraz obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych i innych – w zakresie, w jakim staną się one administratorem danych.
2. Transfer danych poza EOG (USA)
W związku z używaniem narzędzi Google i Meta, dane mogą trafiać do USA. Transfer odbywa się legalnie na podstawie decyzji Data Privacy Framework (DPF), gwarantującej bezpieczeństwo danych na poziomie UE.
3. Profilowanie
Dane mogą być wykorzystywane do profilowania marketingowego (dopasowanie reklam), jednak nie wywołuje to żadnych skutków prawnych wobec Użytkownika.
4. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest:
a. Niezbędne: do zawarcia umowy rezerwacji i wystawienia faktury.
b. Dobrowolne: do celów marketingowych, cookies i kontaktu.
5. Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowanie SSL, kontrolę dostępu oraz inne środki techniczne chroniące dane przed wyciekiem.
Część III. Cele i Czynności Przetwarzania
1. Strona WWW i Cookies Niezbędne
Cel: Prawidłowe działanie strony, bezpieczeństwo.
Podstawa: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędne do wykonania usługi/umowy) oraz Art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego.
Retencja: Czas trwania sesji (do zamknięcia przeglądarki).
2. Newsletter
Cel: Wysyłka ofert i informacji handlowych.
Podstawa: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda).
Retencja: Do momentu wycofania zgody (wypisania się).
3. Kontakt (E-mail / Formularz / WhatsApp / chat w serwisach firm trzecich np. booking.com, airbnb.com)
Cel: Obsługa zapytań.
Podstawa: Art. 6 ust. 1 lit. f lub lit. b RODO.
Retencja: Do zakończenia sprawy lub zawarcia umowy (wtedy obowiązują okresy księgowe).
4. Rezerwacje i „Lex Kamilek” (Obiekty Noclegowe)
Cel: Realizacja usługi hotelowej, weryfikacja tożsamości.
Podstawa: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) oraz Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
Retencja:
- Dane podatkowe: 5 lat (Ustawa o rachunkowości).
- Dane dot. ochrony małoletnich: przez okres wymagany przepisami szczególnymi.
⚠️ Lex Kamilek (ustawa z dnia 28 lipca 2023 r o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw): Obiekt ma prawny obowiązek weryfikacji tożsamości dziecka i jego relacji z dorosłym.
5. Używane narzędzia / skrypty analityczne i marketingowe
a. Google Analytics 4
Część IV. Postanowienia dodatkowe
1. Podmiotem przetwarzającym dane osobowe jest system rezerwacji online Hotres.pl (tzw. Channel Manager / Property Management System), który należy do firmy HOTRES SP Z O. O. z siedzibą w ul. Osiedle Robotnicze 10/4, 58-500 Jelenia Góra, NIP: 6112816201 nazywany dalej Hotres.pl.
2. W trosce o bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych Administrator działa w oparciu o wewnętrzne procedury i zalecenia, zgodne z odpowiednimi aktami prawnymi w zakresie ochrony danych osobowych, a w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE
3. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, iż dane osobowe są:
a. przetwarzane zgodnie z prawem;
b. zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
c. merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
d. przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania;
4. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody wyrażanej przez użytkowników Serwisu oraz w przypadkach, w których przepisy obowiązującego prawa upoważniają Administratora do przetwarzania danych osobowych
5. Administrator przetwarza dobrowolnie podane przez użytkowników Serwisu dane osobowe, jedynie w celu:
a. udzielania odpowiedzi na zapytania użytkowników kierowane przy użyciu formularza kontaktowego;
b. przyjęcia rezerwacji przy użyciu systemu rezerwacji online;
c. realizacji usług świadczonych przez Administratora na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
d. marketingu, w tym przesyłania informacji handlowych na adres poczty elektronicznej, jeżeli Klient wyraził na to zgodę, poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w procesie rezerwacji lub składania zapytania przez formularz kontaktowy. Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz przesyłanie informacji handlowej może być cofnięta poprzez kliknięcie odpowiedniego linku w otrzymanej wiadomości lub wysłane takiego zgłoszenia na adres e-mail Administratora;
e. realizacji uzasadnionego interesu Administratora danych osobowych w szczególnych przypadkach na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO np. windykacji, czy monitorowania wizyjnego ruchu na terenie Obiektu.
6. Odbiorcami danych osobowych mogą być organy, instytucje oraz podmioty uprawnione na mocy przepisów prawa, a także podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora danych (np. obsługa prawna, IT, marketingowa, księgowa) oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji zamówionej usługi.
7. Administrator może korzystać ze zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, do celów marketingowych oraz dostosowania oferty.
8. Do przetwarzanych przez Administratora danych przysługuje wgląd użytkownikowi Serwisu, który je przekazał. Użytkownik ma również prawo do modyfikacji tych danych, żądania ich usunięcia oraz ograniczenia lub zaprzestania przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnym momencie. W dowolnym momencie użytkownik może również żądać usunięcia swoich danych osobowych z serwisu. Prawo do przeniesienia danych nie ma zastosowania, ponieważ nie został ustalony standard wymiany takich danych pomiędzy obiektami turystycznymi.
9. Użytkownik Serwisu ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
10. W celu wykonania swoich praw wskazanych w pkt. 8 powyżej użytkownik Serwisu powinien skontaktować się z Administratorem korzystając z tego samego adresu email lub numeru telefonu przekazanego do Serwisu, kontaktując się na adres [email protected]
11. Każdy użytkownik serwisu może wnieść skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. Administrator realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniach w następujący sposób:
a. poprzez dobrowolnie wprowadzenie informacji w formularzach;
b. poprzez gromadzenie plików “cookies”;
c. Przy pierwszej wizycie na stronie rental.okopowa.waw.pl użytkownik jest informowany o używaniu plików „cookies”. Pozostając na stronie użytkownik akceptuje stosowanie plików „cookies” na stronie internetowej. Brak zmiany, po stronie użytkownika, ustawień przeglądarki, jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na użycie plików „cookies”.
13. Instalacja plików „cookies” jest konieczna do prawidłowego świadczenia usług w Serwisie. W plikach „cookies" znajdują się informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, w szczególności tych wymagających autoryzacji. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia swojej przeglądarki, w zakresie obsługi i zapisu plików „cookies”.
14. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików „cookies”:
a. sesyjne - pozostają w przeglądarce do momentu jej wyłączenia lub wylogowania się ze strony internetowej na której zostały zamieszczone;
b. stałe - pozostają w przeglądarce internetowej urządzenia do czasu ich usunięcia przez użytkownika bądź do z góry ustalonego czasu określonego w parametrach pliku „cookie”.
15. Pod względem funkcjonalności każdego pliku „cookie” można je podzielić na:
a. pliki konwersji, która pozwalają analizować wydajność różnych kanałów sprzedaży;
b. pliki trackowania (śledzenia), które w połączeniu z konwersjami pomagają analizować wydajność różnych kanałów sprzedaży;
c. pliki marketingowe, używane do personalizowania treści reklam i ich właściwego kierowania;
d. pliki marketingowe, używane do personalizowania treści reklam i ich właściwego kierowania;
e. narzędzia analityczne, które pomagają poprawić komfort korzystania z witryny dzięki zrozumieniu, jak korzystają z niej użytkownicy;
f. pliki niezbędne, czyli fundamentalne dla podstawowej funkcjonalności strony.
16. Niektóre pliki “cookies” mogą być umieszczane przez dostawcę witryny internetowej i systemu rezerwacji online jedynie w celu:
a. doskonalenia i wspierania procesu rezerwacji;
b. analizy i zbierania danych statystycznych, dotyczących wykorzystania strony internetowej i systemu rezerwacji online, w celu ich poprawy.
17. W Serwisie mogą pojawiać się linki do innych stron internetowych, które działają niezależnie od Serwisu i nie są w żaden sposób nadzorowane przez Serwis. Strony te mogą posiadać własne polityki dotyczące prywatności oraz regulaminy, z którymi zalecamy się zapoznać.
18. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany w polityce prywatności serwisu, co może zostać spowodowane przez rozwój technologii internetowej, ewentualne zmiany prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój Serwisu. O wszelkich zmianach będziemy informować użytkowników w sposób widoczny i zrozumiały.
19. Hotres.pl jako Podmiot przetwarzający dane osobowe Gościa, zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, oraz dodatkowych zabezpieczeń informatycznych, opierających się na sprawdzonych serwerach i systemach służących do przetwarzania danych osobowych w usługach świadczonych drogą elektroniczną.
20. Hotres.pl oświadcza, że systemy informatyczne wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi obowiązujących przepisów prawa, w szczególności chronione są w stopniu wysokim w rozumieniu rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych.
21. Podwykonawcy i pracownicy Hotres.pl zostaną należycie umocowani do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją procesu rezerwacji, na co Administrator oraz Gość wyrażają zgodę.
22. W celu zapewnienia najwyższego bezpieczeństwa w przechowywaniu danych osobowych zgodnych z wymogami RODO, Hotres.pl zobowiązany się do:
a. szyfrowania oraz anonimizacji transmisji danych osobowych;
b. ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
c. zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
d. regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych.
23. Administrator jest uprawniony do wprowadzenia zmian w postanowieniach Regulaminu w każdym czasie i zależnie od własnej decyzji. W szczególności, może dokonać zmiany postanowień niniejszego Regulaminu w przypadku:
a. konieczności dostosowania Regulaminu do przepisów bezwzględnie obowiązujących lub do zmian przepisów prawa mających wpływ na treść Regulaminu;
b. konieczności dostosowania Regulaminu do zalecenia, interpretacji, orzeczenia, postanowienia lub decyzji organu władzy publicznej lub orzeczenia sądowego, mającego wpływ na treść Regulaminu;
c. rozbudowy lub zmiany funkcjonalności Hotres.pl.